Как составить акт выполненных работ
Акт выполненных работ подтверждает, что исполнитель работу сделал, а заказчик её принял. Для исполнителя это основание требовать оплату, для заказчика — документ, которым он спишет расходы и подтвердит их перед налоговой. Пока акт не подписан, формально работа не сдана — даже если всё давно готово.
Единой обязательной формы акта нет: закон разрешает составить его в свободном виде. Важно другое — набор обязательных реквизитов. Всё, что написано ниже, соответствует правилам на август 2026 года.
Обязательные реквизиты — по закону о бухучёте
Акт — первичный учётный документ, поэтому в нём должны быть реквизиты из части 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»:
- название документа — «Акт»;
- дата составления;
- кто составил документ — название организации или ФИО ИП;
- содержание операции — какие именно работы выполнены;
- измерители — количество и сумма с единицами измерения;
- должности тех, кто совершил сделку и отвечает за её оформление;
- их подписи с фамилиями и инициалами.
Добавлять свои поля можно (номер договора, сроки, адреса), убирать обязательные — нельзя. Если какого-то реквизита нет, налоговая вправе не принять расходы заказчика по такому акту, а суд — усомниться, что работа вообще сдавалась.
Пример: как заполнить акт за пять минут
ИП Кузнецова сделала сайт для ООО «Мебель плюс» за 80 000 рублей. Она на УСН, НДС не платит. Вот что она вводит в форму выше:
- Номер и дата. Номер — по порядку её собственных актов, например № 14. Дата — день, когда заказчик принимает работу, а не когда она была сделана.
- Стороны. Исполнитель — «ИП Кузнецова Анна Петровна», её ИНН и адрес. Заказчик — «ООО „Мебель плюс“» с ИНН и адресом из договора.
- Работы. Не «услуги по договору», а конкретно: «Разработка сайта-визитки (5 страниц)» — 1 шт. — 80 000 ₽. Если работ несколько, каждая — отдельной строкой.
- НДС. Выбирает «Без НДС» — итог 80 000 ₽, а в акте появится строка «НДС не облагается».
Форма сама посчитает итог и напишет сумму прописью: «Восемьдесят тысяч рублей 00 копеек». Останется распечатать два экземпляра и подписать с обеих сторон — по одному каждому. Если письменного договора не было, сделку удобно оформить счётом-договором — тогда его номер и дата вписываются в поле «Основание».
Какую ставку НДС выбрать в 2026 году
С 1 января 2026 года основная ставка НДС — 22%. Для упрощёнки действуют пониженные ставки без права на вычеты: 5% при годовом доходе до 272,5 млн рублей (порог 2026 года с учётом дефлятора) и 7% — при доходе от 250 до 450 млн. Упрощенцы с доходом до 20 млн рублей в год НДС не платят вовсе — им подходит вариант «Без НДС». Быстро выделить или начислить налог по любой ставке поможет наш калькулятор НДС.
Форма умеет считать НДС двумя способами: «в том числе» — налог выделяется изнутри итоговой суммы (цена уже с НДС), и «сверху» — налог прибавляется к сумме работ. Какой способ у вас — смотрите в договоре: формулировка «стоимость 122 000 ₽, в том числе НДС» и «стоимость 100 000 ₽ плюс НДС» — это разные деньги.
Частые ошибки в актах
| Ошибка | Чем грозит | Как правильно |
|---|---|---|
| Общая формулировка: «услуги по договору № 5» | Налоговая снимает расходы заказчика: непонятно, что сделано | Перечислить работы конкретно, с количеством и ценой |
| Нет даты составления | Документ без даты — не первичка, непонятен период учёта | Ставить дату приёмки работ |
| Подпись без расшифровки или подписал сотрудник без полномочий | Заказчик может заявить, что работу не принимал | Подписывает руководитель или человек с доверенностью, рядом — фамилия и инициалы |
| Ставка НДС в акте не совпадает с договором | Спор о том, кто доплачивает налог | Сверить с договором: НДС «в том числе» или «сверху» |
| Сумма цифрами и прописью расходятся | Повод оспорить акт или задержать оплату | Пропись формируется автоматически из итога — не править вручную |
Вопросы и ответы
Нужна ли печать на акте?
Нет. Печати нет в списке обязательных реквизитов закона № 402-ФЗ. Отметка «М.П.»
в форме — на случай, если печать у сторон есть и они привыкли её ставить.
Можно ли обменяться актами в электронном виде?
Да, закон о бухучёте допускает электронные первичные документы, подписанные
электронной подписью. На практике это делают через операторов электронного
документооборота. Распечатанный и подписанный от руки акт остаётся самым
простым и бесспорным вариантом.
Заказчик молчит и не подписывает акт. Что делать?
Отправьте акт способом, который оставляет след: заказным письмом с описью или
через ЭДО. В договорах обычно пишут: если заказчик за столько-то дней не подписал
акт и не прислал мотивированный отказ, работа считается принятой. Если такого
пункта нет — добавьте его в следующий договор, он сильно упрощает жизнь.
Чем акт отличается от УПД?
УПД — универсальный передаточный документ, который объединяет акт и счёт-фактуру.
Он удобен плательщикам НДС: один документ вместо двух. Если вы НДС не платите,
обычного акта достаточно.
Ставки НДС и требования к реквизитам проверены по закону № 402-ФЗ и материалам ФНС — по правилам на август 2026 года.